Muitas empresas, mais do que gostaríamos, acabam depois de um tempo, em uma situação financeira bastante complicada.

Quando o financeiro aperta, você pode até pensar que a maneira mais fácil de consertar o problema é aumentando o preço de seus produtos ou serviços. Porém, essa é uma estratégia que pode “sair pela culatra”. A possibilidade de você aumentar seus preços para algo acima do que é praticado pela concorrência e ficar para trás na corrida pelas vendas, é alta demais!

Quando isso acontece, muitos empresários pensam que não tem jeito de levar o negócio adiante, o que é uma inverdade. Muitas vezes a questão é a falta de um bom planejamento e administração de gastos.

Um dos motivos que levam a dificuldades financeiras na vida de muitas empresas, é a falta de cuidados de gestão básica. Existem muitos aspectos dos custos operacionais que podem ser economizados e otimizados, tornando a sua empresa muito mais organizada e financeiramente controlada.

Primeiramente, mapear a sua empresa e fazer uma planilha para o controle de gastos é algo que ajuda bastante, além de ser essencial para entender o que precisa ser mudado na gestão e eventualmente se deparar com gastos desnecessários e oportunidades de economia que podem ser aproveitadas. Isso se chama Controle de Fluxo de Caixa.

Daremos algumas dicas de como você pode cortar custos na sua empresa sem comprometer o serviço e o crescimento da mesma.

Regime de tributação

É praticamente unânime a opinião que os gastos com os impostos e tributos pagos pelas empresas no Brasil é muito alto. E chegam a ficar ainda mais custosos quando o empreendedor opta por um regime de tributação inadequado para o seu negócio.

Escolher o regime de tributação mais adequado para o seu ritmo financeiro é muito importante, e a escolha correta pode diminuir e muito os custos com esse compromisso.

Cada tipo de empresa tem um regime ideal. Por exemplo, micro e pequenas empresas com faturamento anual de até R$ 3,6 milhões em receita bruta, podem optar pelo Simples Nacional. Existem os regimes de Lucro Presumido e Lucro Real também, cada uma com suas respectivas condições e especificidades.

O ideal é contratar um consultor profissional e especializado antes de fazer a escolha. Além de estar habituado à burocracia envolvida na decisão, esse profissional é quem melhor pode aconselhar sobre a eficácia de cada regime especificamente para a sua empresa e qual terá o menor impacto negativo nas suas finanças.

Se você não fez isso, fique atento ao prazo da Receita Federal para a efetivar uma mudança.

Ambientalismo

Muitas empresas não conhecem os gastos operacionais de todos os setores, por isso não se atentam ao mau uso de papel, fotocópias e impressões.

Uma boa forma de melhorar a situação é adotando uma política de sustentabilidade, realizando a impressão apenas quando realmente for totalmente essencial e necessário. Mesmo assim, quando for imprimir, avise seus colaboradores a reaproveitarem as folhas sempre que possível.

As cópias imprimidas apenas de um lado da folha, são somente aquelas que deverão ser entregues ao cliente. E ainda assim, é ainda mais fácil mandar os documentos digitalizados para eles. Lembre-se que, nessas situações, a tecnologia é sua melhor amiga.

A mesma coisa vale para copinhos descartáveis. O preço desses copinhos para deixar seus colaboradores sempre munidos de café parece pequeno, mas o gasto que isso acumula realmente não vale a pena. Incentive seus funcionários a trazerem suas próprias canecas de café.

Outra dica é não usar indiscriminadamente a energia elétrica. Se o problema está nisso, aproveite a luz solar o máximo possível, troque as lâmpadas normais por lâmpadas de LED que gastam menos energia e são melhores para o meio ambiente.

Apagar as luzes dos corredores e salas quando não estiver usando também é o básico a se seguir e faz uma grande diferença. Além de desligar os computadores na hora do almoço e nas pausas, porque deixá-los em standby faz com que eles continuem gastando muita energia.

Essas pequenas mudanças na rotina, por menores que sejam, fazem uma grande diferença quando você faz as contas no final do mês.

Reavalie os fornecedores

O ideal é analisar o contrato com os seus fornecedores a cada seis meses, ou se puder, todo início de mês. É possível que você descubra que o fornecedor que você tem agora, há algum tempo já não é o mais vantajoso para você, seja por alguma mudança que tenham feito internamente ou qualquer outro motivo. Portanto, outro pode oferecer melhores oportunidades de negócio.

Avaliando cada contrato você pode comparar os custos de fornecedores diferentes e identificar aqueles pouco vantajosos. Você pode até tentar negociar com o seu atual, mas se ele for firme e não houver meios de um acordo, o ideal mesmo é trocar de fornecedor.

Existem empresas que pedem, por exemplo, pelo menos 3 propostas do mesmo fornecedor antes de fechar qualquer negócio. Essa pesquisa de preços deve passar a fazer parte do processo de aquisição padrão. É um gesto que ajuda imensamente sua empresa.

Faça um controle de estoque

Esse controle, se você tiver uma empresa que mexe com vendas de produtos, é essencial para economizar no orçamento.

Se não houver um controle no estoque você corre o risco de atrasar o pagamento de fornecedores; perder boas oportunidades de negócio por falta de capital disponível e sofrer prejuízos com itens perdidos, seja por descuido, vencimento ou extravio.

Esse controle pode ser feito definindo datas e calculando precisamente o quanto deve ser comprado para não ter nenhum prejuízo. Prejuízo esse que acontece tanto ao comprar demais e deixar o produto parado e com risco de estragar ou quebrar, quanto comprar de menos e faltar produto para a venda.

Limpeza e conservação

Se você tiver uma equipe de limpeza e conservação própria na sua empresa, esse pode ser um dos motivos do dinheiro estar faltando no final do mês. Terceirizar os serviços de limpeza vale muito mais a pena do que ter colaboradores internos.

Diremos aqui o porquê.

Terceirizar atividades nada mais é que, delegá-las a outras empresas devidamente capacitadas para a execução do serviço. Você não precisará se preocupar com a qualidade do serviço, pois os colaboradores já vêm convenientemente preparados e treinados pela empresa prestadora.

Isso permite que você foque no seu core business, já que você não precisará reservar um tempo nas suas atividades para contratar e treinar novos funcionários.

Aliás, você não precisará se preocupar com contratações ou demissões, e nem com todos os gastos envolvidos nos direitos trabalhistas na hora da demissão, que se for feita de forma incorreta, pode acarretar efeitos jurídicos.

Outra vantagem que a terceirização traz é a falta de urgência e necessidade de alugar ou comprar equipamentos e produtos de limpeza. Geralmente é a empresa terceirizada que possui esses materiais e arcam com as manutenções preventivas e corretivas.