Ninguém tem uma segunda chance de causar uma boa primeira impressão. A empresa que demonstra a capacidade de recepcionar bem revela cuidado com o bom atendimento, estabelece uma boa a imagem da organização e conquista o cliente. Por isso, é necessário tomar uma série de cuidados quando se fala em terceirização de atendentes de recepção.

Quando realizada por pessoas despreparadas, a recepção pode ter resultados desastrosos para o seu negócio. Ela pode repelir o cliente ou, na melhor das hipóteses, inviabilizar o consumo porque ele não foi devidamente conduzido ao produto ou serviço desejado.

Portanto, recepção é um assunto sério! A escolha dos profissionais e sua orientação devem ser prioridade. Para ajudá-lo, selecionamos 6 dicas para que a terceirização de atendentes garanta a boa imagem da organização, a satisfação do cliente e o sucesso da empresa.

1. Selecione a empresa terceirizada com cuidado

Na hora de apresentar a proposta, as terceirizadas podem aparentar um funcionamento impecável. Porém, para não cair em uma armadilha, é importante que a sua organização faça uma pesquisa a fundo, antes de assinar o contrato.

Para se certificar de que a terceirizada é, de fato, uma empresa idônea, solicite e averigue alguns documentos importantes. Entre eles, podemos destacar:

• certidões negativas de débitos municipais, estaduais e federais;
• certidão negativa de débitos junto ao INSS;
• Contrato Social atualizado;
• certidão negativa de reclamações, que deve ser emitida pelo Procon e apresentada pela terceirizada;
• lista de referências com nome e contato de atuais clientes da organização;
• outros documentos que comprovam a qualidade dos serviços prestados.

2. Defina um perfil adequado

Diferentes modelos de negócio apresentam uma dinâmica própria de funcionamento e também exigem distintos níveis de formalidade. Por isso, embora cortesia e simpatia sejam essenciais em qualquer ramo de trabalho, é preciso considerar características específicas e importantes para o seu setor.

Como se trata da recepção da sua empresa, é fundamental definir e exigir que a contratação ocorra de acordo com um perfil de atendimento adequado às suas necessidades.

Além da agilidade, confiabilidade, simpatia e comprometimento — características desejáveis nessa profissão —, sua empresa pode desejar requisitos adicionais, indispensáveis para o bom andamento dos diferentes setores.

O que a sua empresa espera de um atendente de recepção? Responder a essa pergunta é essencial para que a contratada encaminhe pessoas com o perfil compatível com a sua imagem e atividade.

3. Estabeleça acordos sobre pontualidade

Mesmo contratado por uma empresa terceirizada, o funcionário deve estar preparado para atender às necessidades da sua organização. Por isso, estabeleça — desde o princípio — as condutas aceitáveis e inaceitáveis, incluindo acordos sobre a pontualidade.

Deixe claro que o atendente de recepção é uma peça fundamental para o bom andamento das atividades da empresa.

Por isso, esse profissional precisa se destacar pelo comprometimento e responsabilidade e a sua organização tem todo o direito de exigir uma troca caso o indicado não apresente essas qualidades.

4. Fique atento ao pagamento de direitos

O fato de um funcionário ser terceirizado e pago pela contratada não exclui a responsabilidade de sua empresa quanto ao cumprimento dos direitos trabalhistas do colaborador.

Mesmo com algumas mudanças, a lei é muito clara: a prestadora de serviços tem o dever de pagar tudo que o funcionário tem direito de receber, mas cabe à contratante fiscalizar o cumprimento dessas obrigações.

Portanto, estabeleça em contrato a obrigatoriedade de que a terceirizada forneça mensalmente esses comprovantes — e condicione o pagamento ao cumprimento dessa obrigação. Desta forma, sua empresa realmente se certifica de que todas as exigências legais e trabalhistas foram satisfeitas.

Lembre-se de que quando a terceirizada age de forma ilegal e não efetua o pagamento aos funcionários, a lei sempre se posiciona a favor do trabalhador.

Assim que a Justiça do trabalho identifica essa irregularidade gravíssima, ela pode reconhecer o vínculo entre os profissionais e a contratante, que é obrigada a pagar todos os direitos, encargos, verbas trabalhistas e rescisórias.

5. Exija e promova treinamento especializado

A recepção definitivamente não é um cargo para pessoas desqualificadas. O profissional precisa ter algumas características essenciais para exercê-lo e, além disso, ser capacitado para realizar o trabalho.

A priori, essa é uma atribuição da empresa terceirizada. Cabe a ela preparar o funcionário para as tarefas básicas da função, como o atendimento, a expressão correta ao falar e escrever, a atenção ao público, o cuidado com a vestimenta e aparência, entre outros procedimentos.

Também cabe à empresa terceirizada a responsabilidade de garantir que ele tenha os conhecimentos necessários para resolver os problemas apresentados pelo público interno e externo.

No entanto, esse profissional vai representar a imagem da organização no primeiro contato. Por isso, é importante que ele participe também das iniciativas promovidas para a capacitação dos funcionários internos. Dessa forma, ele pode entender a cultura da companhia e trabalhar alinhado aos seus objetivos.

Além disso, há certas informações que a empresa terceirizada não tem como transmitir ao funcionário. O atendente de recepção precisa conhecer os processos da organização para encaminhar cada cliente para o setor mais apropriado. Por isso, a própria contratante precisa fazer um bom trabalho de ambientação desses trabalhadores e treinamentos com periodicidades de reciclagem.

6. Fique atento à rotatividade dos funcionários

Toda rotatividade tem um impacto negativo para a empresa. A organização perde um profissional que já foi treinado e conhece os procedimentos. Como resultado, ocorre uma interrupção no fluxo da produtividade até que outra pessoa seja contratada e capacitada para a função.

Outras consequências comuns são a falta de adaptação com a equipe interna e até mesmo dificuldades com a segurança. Situações que seriam facilmente detectadas por um atendente fixo podem passar despercebidas quando a recepção tem sempre uma pessoa nova e desconhecida realizando o trabalho.

Por esse motivo, antes de contratar uma terceirizada é importante buscar informações com seus atuais clientes e averiguar como a contratada lida com essa questão — e se as trocas de funcionários são frequentes.

Essa é mais uma razão para sua empresa ficar atenta. Se a contratada atrasa pagamentos, não oferece uma remuneração satisfatória ou deixa de pagar horas extras, entre outros problemas, isso tem um impacto negativo direto sobre o seu negócio. O recepcionista é o retrato da empresa e sua postura deve ser condizente com o ambiente em que trabalha. Capacitação, prestatividade e profissionalismo são essenciais para que ele garanta um bom atendimento e passe a imagem que a companhia deseja transmitir aos seus clientes e parceiros

Altos índices de rotatividade sinalizam uma série de problemas. Os trabalhadores podem deixar a empresa por má gestão, falta de qualificação, pouco cuidado na seleção ou porque ela não cumpre suas obrigações da forma combinada.