Nos dias atuais, a terceirização de serviços oferece muitos benefícios para as empresas que apostam nessa iniciativa, mas, por outro lado, apresenta alguns desafios relacionados à gestão das atividades de funcionários terceirizados.

É preciso garantir a qualidade dos serviços prestados, investir no bom relacionamento com os parceiros terceirizados, cultivar boas práticas de gestão e promover o engajamento e a motivação da equipe de terceirizadas.

Por isso, o artigo de hoje reúne um conteúdo especialmente elaborado para ajudar os gestores de facilities a alcançar o sucesso no gerenciamento do trabalho terceirizado.

Vamos identificar quais são os requisitos necessários para fazer boas contratações junto às terceirizadas, delimitar os parâmetros para avaliação e acompanhamento das atividades de funcionários terceirizados e explicar o que deve ser feito para promover o bom relacionamento com a equipe interna.

Neste post, vamos responder a algumas perguntas muito comuns quando se trata das atividades dos funcionários terceirizados. Confira e tire todas as suas dúvidas. Tenha uma boa leitura!

Quem é responsável pela equipe de funcionários terceirizados?

A terceirização de serviços é uma realidade cada vez mais comum no dia a dia de empresas brasileiras dos mais diversos segmentos, tais como hospitais, shoppings, academias de ginástica, fábricas, escolas, faculdades e bancos.

Essa tendência atual da gestão empresarial exige, dos gerentes de facilities, a capacidade de lidar com vários desafios para garantir que todos os benefícios da contratação de uma equipe terceirizada possam ser alcançados pelas empresas que investem nesse processo.

O primeiro passo para desenvolver um bom trabalho de gestão das atividades dos funcionários terceirizados é identificar de quem é a responsabilidade por essa parte desse processo.

Essa é uma questão muito importante, uma vez que a utilização de serviços terceirizados envolve a parceria entre a empresa que oferece o trabalho terceirizado, a empresa que contrata esse trabalho e a equipe de funcionários terceirizados.

Como é feita a divisão de obrigações entre os parceiros na terceirização do trabalho?

Na terceirização dos serviços, a responsabilidade pela equipe de funcionários subcontratadas é dividida entre a empresa contratante e a contratada pela prestação dos serviços terceirizados.

A empresa contratante deve monitorar todos os aspectos definidos no contrato de prestação de serviços, entre eles as atividades dos funcionários terceirizados no dia a dia organizacional e o cumprimento das obrigações trabalhistas por parte da empresa terceirizada.

A contratada, por sua vez, deve cumprir todas as exigências previstas em lei — incluindo o recolhimento dos encargos trabalhistas dos funcionários terceirizados.

Para que essa parceria tenha sucesso, é fundamental cultivar valores como a transparência e a ética, promovendo a excelência em todas as ações realizadas a nível gerencial e operacional.

Uma vez delimitadas as responsabilidades em relação à coordenação das atividades dos funcionários terceirizados, vamos esclarecer como esse processo deve ser feito.

Confira as nossas dicas e saiba como facilitar o seu dia a dia à frente da equipe terceirizada.

Como gerir as atividades dos terceirizados?

A produtividade da equipe de funcionários terceirizados depende, em grande parte, da capacidade de liderança e coordenação dos gestores de facilities.

Trata-se de um desafio diário, uma vez que a distância geográfica entre a empresa prestadora de serviços e a empresa contratante é grande, fazendo com que a gestão das atividades terceirizadas seja um pouco mais complexa do que as atividades organizacionais em geral.

Primeiramente, é preciso estabelecer um planejamento estratégico que reúna todos os aspectos relacionados ao trabalho terceirizado, definindo objetivos, prazos, responsáveis e indicadores avaliativos para todas as ações a serem realizadas pela equipe terceirizada.

Nesse sentido, é necessário implementar práticas de gerenciamento que facilitam as atividades dos funcionários terceirizados, tendo como base a tecnologia e a comunicação eficiente e transparente.

Os gestores devem estar atentos para a qualidade dos processos relacionados ao esclarecimento de dúvidas, à orientação na realização das tarefas e à solução de problemas, criando canais de diálogo e de colaboração para auxiliar o trabalho dos funcionários terceirizados.

Além disso, a comunicação é muito importante para incentivar o bom desempenho da equipe terceirizada, contribuindo para que os resultados positivos esperados sejam alcançados.

Como manter a motivação da equipe de funcionários terceirizados?

Para manter a motivação da equipe terceirizada, os gestores podem criar mecanismos para reconhecer a dedicação e a competência dos funcionários durante a rotina de trabalho.

Essa iniciativa colabora para a construção de um ambiente de trabalho colaborativo, no qual o compartilhamento dos conhecimentos e capacidades é a chave para o sucesso da empresa no mercado, consolidando-se como um importante diferencial competitivo.

Porém, é fundamental lembrar que as atividades dos funcionários terceirizados não estão subordinadas diretamente aos gestores da empresa que contrata os serviços de uma terceirizada.

Assim, para promover o engajamento dos funcionários — ou quando surgirem impasses nos processos desempenhados pela equipe terceirizada —, os gestores de facilities devem procurar a prestadora de serviços e solicitar as adequações necessárias.

Entretanto, para acompanhar o desempenho da equipe terceirizada na realização das tarefas, é preciso estabelecer parâmetros para analisar a performance de cada funcionário e os resultados do trabalho desenvolvido.

É sobre esse assunto que vamos falar agora, na próxima seção do nosso artigo.

Veja e esclareça suas dúvidas!

Quais métricas, SLA`s e matrizes devem ser definidos na terceirização trabalhista?

Ainda que a equipe terceirizada não tenha nenhum vínculo empregatício com a empresa tomadora, é preciso estabelecer critérios para a avaliação do desempenho dos funcionários, garantindo a otimização de resultados e a melhoria constante dos processos internos e externos.

Sendo assim, a definição de métricas, SLA`s e matrizes adequadas cabe aos gestores responsáveis pelo acompanhamento diário dos terceirizados. E todas essas medidas serão capazes de gerar dados sobre a qualidade do trabalho das equipes externas.

A definição de uma boa matriz de avaliação começa com a identificação dos objetivos e metas relacionados às atividades dos funcionários terceirizados.

Em seguida, de acordo com os objetivos verificados, são estabelecidos os indicadores de performance adequados para mensurar os resultados alcançados.

Dessa forma, não existe uma fórmula padrão para determinar quais métricas serão usadas pelos gestores, pois isso depende de fatores diversos, tais como o segmento da empresa, as peculiaridades da rotina de trabalho e o prazo para execução das tarefas.

De maneira geral, os indicadores de desempenho utilizados para avaliar o trabalho terceirizado incluem:

• a produtividade no período analisado;
• a qualidade técnica dos produtos ou serviços;
• a satisfação de clientes atendidos pela equipe terceirizada e
• o cumprimento de prazos.

No entanto, para que esses — e outros — indicadores possam cumprir seu papel na análise de desempenho dos funcionários terceirizados, é preciso que gestores e equipe terceirizada estejam alinhados quanto aos objetivos e às estratégias organizacionais.

Somente com total clareza a respeito das metas de trabalho — e da maneira como as atividades devem ser realizadas —, será possível aproveitar as vantagens oferecidas pela avaliação de desempenho.

Quais são os benefícios da avaliação de desempenho do trabalho terceirizado?

Nesse sentido, uma das principais vantagens da análise constante dos processos é a melhoria contínua da parceria estabelecida entre a empresa que contrata funcionários terceirizados e a empresa que disponibiliza esse serviço.

Ao identificar os problemas para a execução das tarefas, a empresa contratante pode dar feedbacks mais sólidos não apenas para os funcionários terceirizados, mas também para a empresa de facilities.

A avaliação contínua também promove mais agilidade e eficiência na resolução de problemas, pois, assim, as falhas são identificadas antecipadamente, facilitando o trabalho da equipe e dos gestores responsáveis pela coordenação das atividades.

Com o passar do tempo, a empresa que opta pela terceirização dos serviços consegue reduzir os custos desse processo e alcança melhores parâmetros para medir o sucesso da parceria.

Existe um padrão de qualidade a ser seguido?

Na gestão organizacional, é necessário estabelecer níveis elevados de qualidade para os processos gerenciais e operacionais.

Quando se trata de definir um padrão a ser seguido na contratação de serviços terceirizados, porém, é preciso ter bastante cautela para evitar que os parâmetros estabelecidos não representem um vínculo entre os funcionários terceirizados e a empresa que investe no trabalho terceirizado.

Basta que os gestores responsáveis pelo acompanhamento do contrato de trabalho deem atenção para questões como a pontualidade e a assiduidade dos funcionários terceirizados, o uso de EPIs ou outros itens obrigatórios de vestimenta e o respeito às regras da empresa.

Isso é fundamental para orientar a renovação do contrato de trabalho terceirizado, garantindo que todos os benefícios da terceirização do trabalho possam ser alcançados a cada contratação.

Nesse sentido, a mesma excelência no desempenho também deve ser exigida da empresa terceirizada.

Os gestores de facilities devem garantir que o parceiro contratado compreenda a importância estratégica do trabalho terceirizado, bem como a necessidade de cumprir todas as obrigações legais do processo.

Considerando as peculiaridades desse relacionamento, a tendência atual é que as empresas prestadoras de serviços terceirizados sejam compreendidas como parceiros das organizações que optam por esse modelo.

Qual é a importância da parceria com a empresa terceirizada?

Com as mudanças na lei da terceirização, as empresas que contratam os serviços de uma terceirizada devem investir no aspecto colaborativo dessa parceria.

Uma vez que os serviços terceirizados passam a abranger o core business, é preciso construir uma parceria positiva com a contratada, garantindo a total compreensão dos objetivos e dos valores organizacionais da contratante.

Isso é ainda mais importante quando as atividades dos funcionários terceirizados englobam o atendimento aos clientes — com impacto imediato na imagem e reputação das empresas que fazem essa parceria para otimizar os resultados.

Sendo assim, a prestadora de serviços terceirizados deve ter bastante clareza sobre o seu papel na estratégia de negócio da contratante, agindo com excelência em todos os âmbitos dos trabalhos executados.

Tal conscientização precisa ser repassada aos funcionários terceirizados, para que eles tenham um bom desempenho e respondam às demandas da empresa contratante.

Na verdade, trata-se das mesmas exigências feitas aos colaboradores da própria empresa, pois a excelência no desempenho das tarefas deve ser a mesma tanto para a equipe interna quanto para a equipe externa.

Por isso, cultivar um bom relacionamento entre os funcionários terceirizados e os colaboradores diretamente ligados à empresa merece atenção especial por parte dos gestores, como você verá a seguir.

É possível gerenciar os riscos das atividades?

O gerenciamento de riscos é um aspecto muito importante do planejamento estratégico de qualquer empresa que busca alcançar os melhores resultados no seu segmento de atuação.

Em relação às atividades de funcionários terceirizados, é preciso seguir as mesmas ações determinadas para a gestão de riscos da empresa, mesmo com o distanciamento existente do ponto de vista do vínculo trabalhista.

Dessa forma, devido às limitações legais para o gerenciamento das equipes terceirizadas pela empresa contratante, o gerenciamento de riscos deverá ser feito em parceria com a empresa terceirizada.

Na análise dos fatores de risco, contratante e contratada devem atuar de maneira preventiva, identificando os gargalos e os pontos críticos que podem comprometer a integridade dos terceirizados ou o seu rendimento no trabalho.

É preciso identificar, também, as ameaças para a produtividade da empresa, neutralizando qualquer possibilidade de prejuízo.

Para isso, o treinamento dos funcionários terceirizados também deve fazer parte do plano de gestão de riscos.

Como o treinamento da equipe terceirizada pode ajudar na gestão de riscos?

Os gestores podem preparar os terceirizados para as tarefas a serem realizadas em parceria com a empresa prestadora, delimitando as questões que precisam ficar claras tanto a nível operacional quanto conceitual.

Quando a equipe terceirizada compreende bem todas as etapas da rotina de trabalho e consegue visualizar a forma como o seu desempenho está relacionado à dinâmica organizacional, os gerentes de facilities alcançam bons resultados com a gestão de riscos.

O mais importante, nesse momento, é deixar claro que não existe relação de subordinação entre a empresa contratante e os funcionários terceirizados durante o processo de treinamento.

O gerenciamento de riscos das atividades de funcionários terceirizados é fundamental não apenas para garantir um bom fluxo de produção e manter os níveis de produtividade em alta, mas, também, para perceber qualquer alteração no padrão de qualidade do trabalho terceirizado.

Quando isso ocorre, os gestores precisam agir com rapidez, estabelecendo mecanismos que evitem prejuízos a curto, médio e a longo prazo. Vamos explicar melhor essa questão no próximo tópico. Acompanhe!

O que fazer quando o padrão de qualidade reudzir?

Ainda que uma empresa contratante faça um rigoroso controle, é comum acontecer desvios ou falhas na execução dos serviços terceirizados. Esses problemas resultam em queda no padrão de qualidade e podem prejudicar os resultados organizacionais — como aqueles estabelecidos no SLA.

Quando os resultados promovidos pela terceirização não são exatamente os esperados pela empresa contratante, a primeira possibilidade é a adequação das práticas por parte da prestadora de serviços.

Nesse momento, os gestores devem fazer valer a sistematização dos dados obtidos por meio da avaliação de desempenho, reunindo as informações obtidas a partir da interpretação dos indicadores e métricas previamente definidos.

Com base nessa análise, é possível estabelecer um diálogo franco e objetivo com a prestadora de serviços, lembrando que ela é a responsável por garantir a excelência na execução das atividades terceirizadas.

De acordo com os parâmetros e prazos estabelecidos pela contratante, a terceirizada pode buscar maneiras eficientes de melhorar o desempenho da equipe terceirizada, tendo como base os dados obtidos na análise de desempenho.

Os gestores responsáveis pelo acompanhamento do trabalho terceirizado devem supervisionar todos os processos — sem estabelecer, porém, relações de subordinação com a equipe terceirizada.

Por outro lado, quando a qualidade do serviço terceirizado continua a cair, talvez tenha chegado a hora de encerrar a antiga parceria e contratar uma nova prestadora.

Para evitar uma rescisão de contrato — e para que a escolha da empresa de facilities seja a mais acertada possível —, é preciso definir, exatamente, o que exigir da terceirizada, tendo em vista os objetivos do negócio e as demandas percebidas pela empresa contratante quando decidiu optar pela terceirização.

Por isso, vamos finalizar nosso artigo abordando os principais aspectos a serem observados na postura das empresas terceirizadas antes, durante e depois da sua contratação.

Qual é a postura esperada das empresas terceirizadas?

Quando se trata de delegar à outra empresa a função de realizar uma ou mais atividades dentro da rotina organizacional, as empresas contratantes esperam o profissionalismo e o respeito às leis trabalhistas.

Sem uma conduta ética, pautada pela excelência na execução de todas as etapas do trabalho terceirizado, é praticamente impossível obter sucesso com a parceria.

A prestadora precisa, também, ter uma boa reputação, amparada por um histórico livre de problemas financeiros ou legais.

Nesse sentido, as contratantes devem exigir a apresentação de certidões tributárias negativas, certificações e outros documentos que comprovam a qualidade e a idoneidade das terceirizadas.

Vale lembrar que preços muito abaixo dos praticados pela concorrência podem significar a existência de problemas legais ou técnicos no desempenho das prestadoras. Por isso, todo cuidado deve ser tomado para evitar problemas futuros.

Como conseguir melhores condições nos contratos?

Outra demanda importante é a transparência na negociação dos valores praticados no contrato de terceirização. Essa é uma atitude que deve ser valorizada para que a contratação de funcionários terceirizados possa ocorrer dentro dos menores custos possíveis.

Além disso, as prestadoras de serviços terceirizados precisam oferecer uma força de trabalho qualificada, capaz de executar as tarefas exigidas com competência e dinamismo, ajudando a empresa contratante a alcançar seus objetivos.

E assim, com as dicas para a contratação de empresas terceirizadas, finalizamos o nosso artigo especial sobre a administração do trabalho de uma equipe terceirizada.

Todas as informações que compartilhamos aqui serão úteis para que os gestores tenham sucesso ao solucionar os problemas relativos à terceirização, alcançando bons resultados junto ao grupo de colaboradores.

Dessa forma, as empresas que investem no trabalho terceirizado poderão colher muitos frutos dessa iniciativa, reduzindo custos e aumentando a produtividade. A terceirização confere ganhos tanto para a imagem organizacional quanto para a competitividade no mercado.

Por isso, os gestores devem estar sempre em busca de conhecimento qualificado para promover melhorias constantes junto à equipe interna e externa, gerando benefícios para as organizações.

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